Koordinátor zakázek a provozu – autopůjčovna

V Taggartu stavíme na jednoduchém a zodpovědném přístupu k práci. Hledáme parťáka, kterého baví komunikace s lidmi, ale nechce fungovat jako operátor v call centru. Člověka, který má rád pořádek, systém a dobrý pocit z opravdu dotažené práce. Pracujeme svižně, ale ne zbrkle. A když někdo z nás převezme úkol nebo požadavek, bere za něj plnou odpovědnost, dokud není vyřešený. Pokud je Vám tento přístup vlastní, skvěle zapadnete do týmu, který přemýšlí stejně.

Do naší autopůjčovny Taggart v Praze hledáme posilu, která bude spojovat klientskou komunikaci, administrativu a každodenní koordinaci zakázek.

Co je hlavním smyslem této pozice?

Převzít klientský, provozní nebo interní požadavek, správně ho pochopit, zaznamenat, vyřešit nebo zajistit jeho dotažení prostřednictvím dalších členů týmu, a to v přiměřené době.

Nejsme call centrum. U nás požadavek nekončí položením telefonu ani větou „předal/a jsem to kolegovi". Pokud je k jeho vyřešení potřeba někdo další, Vaším úkolem je zajistit, že se informace dostane ke správnému člověku a věc nezůstane někde viset.

Co budete dělat

Komunikovat s klienty

Naše práce má svůj přirozený rytmus. Mimo sezonu přijmete typicky kolem 15 hovorů denně a máte více času na administrativu, péči o stálé klienty, práci s tabulkama a zefektivňování procesů. V letní špičce tempo zrychlí na 30 a více hovorů denně, den je hodně akční a dynamický a více se věnujete práci s klienty. Nejčastěji budete:

• poskytovat informace k existujícím objednávkám,
• vysvětlovat možnosti a podmínky pronájmu,
• řešit změny rezervací,
• odpovídat na praktické dotazy klientů,
• komunikovat se stálými zákazníky,
• řešit běžné nestandardní situace.
• Součástí práce je také odpovídání na klientské e-maily a práce se společnou informační schránkou.

Evidovat a dotahovat požadavky

Každý důležitý požadavek musí být správně zaznamenán v interním systému. Budete hlídat:

• co bylo s klientem domluveno,
• kdo má udělat další krok,
• co ještě čeká na vyřešení,
• zda byla věc skutečně dokončena.

Nechceme stavět provoz a týmovou komunikaci na tom, že si někdo něco „bude pamatovat".

Koordinovat zakázky a jejich návaznosti

Jednotlivé rezervace je potřeba převést z objednávky v systému do reálného provozu.

Například: Klient má převzít vozidlo v určitý čas a na určitém místě. Vozidlo se předtím vrací z jiného pronájmu, musí být připravené a někdo ho musí na místo dopravit. Do toho jiný klient mění čas předání a další kolega čeká na informaci.

Vaším úkolem je mít přehled o návaznostech, správně určit priority a zajistit, aby jednotlivé kroky dávaly provozně smysl.

Jak vypadá dobře odvedená práce?

Výsledkem Vaší práce je, že:

• klient dostane správnou a srozumitelnou informaci,
• důležité informace jsou dohledatelné v systému,
• žádný podstatný požadavek nezůstane bez dalšího kroku,
• ostatní členové týmu vědí, co mají udělat a na čem se dohodlo,
• případné chyby nebo nesrovnalosti se zachytí dříve, než způsobí problém.

Nejde nám tedy o počet odbavených telefonátů. Jde nám o správně vyřešené věci.

Koho hledáme

• Umíte věci dotahovat: Když něco převezmete, nestačí Vám říct: „Poslal/a jsem to dál." Zajímá Vás, jestli se věc skutečně vyřešila.
• Dokážete pracovat rychle, ale ne zbrkle: V některých chvílích se sejde více telefonátů, e-mailů a provozních požadavků současně. Potřebujeme člověka, který má rád dynamiku a zároveň v takové chvíli neroztříští pozornost, dokáže určit priority a nezrychluje na úkor kvality.
• Jste systematičtí: Informace zapisujete. K rozpracovaným úkolům se vracíte. Kontrolujete, co je hotové a co ještě čeká. Nespoléháte jen na vlastní paměť.
• Umíte komunikovat věcně a sebejistě: S klientem dokážete být příjemní, ale zároveň asertivní. Když něco není možné, umíte to vysvětlit a nabídnout řešení. Neomlouváte se automaticky za každou situaci a zároveň nepotřebujete s klientem bojovat o to, kdo má pravdu.
• Dokážete fungovat samostatně: Běžné situace umíte vyřešit sami. Když si nejste jistí, zeptáte se. A když je potřeba problém eskalovat, uděláte to včas – ne až ve chvíli, kdy už je pozdě.
• Umíte přijmout zpětnou vazbu: Chybu může udělat každý. Důležité pro nás je, co následuje potom. Hledáme člověka, který dokáže říct: „Tady jsem udělal/a chybu. Chápu proč. Příště udělám toto." Spíše než člověka, který začne vysvětlovat, proč za situaci mohl někdo jiný.

Co tato práce není

• Není to práce, při které budete mechanicky přeposílat dotazy ostatním.
• Není to prostředí, kde budete na každý běžný krok čekat na schválení nadřízeného.
• A není to ani práce založená na improvizaci bez pravidel a evidence.

Zkušenosti z oboru nejsou podmínkou

Pokud jste nikdy nepracovali v autopůjčovně, není to problém. Naše služby, systém a postupy Vás naučíme. Mnohem důležitější je, jakým způsobem pracujete. Systematičnost, odpovědnost, schopnost držet si přehled a skutečně dotahovat věci se totiž učí podstatně hůře než naše interní procesy.

Zaučení: ve zkušební době pracujete s písemnými manuály a mentorem a postupně přebíráte samostatnost a odpovědnost.

Jsme provozní firma

Nejsme firma, kde jednotlivá oddělení fungují úplně odděleně. To, co se odehraje v systému nebo po telefonu, musí následně fungovat také v reálném provozu. V exponovaných obdobích letní sezony si proto může podle potřeby pomoci s pronájmy celý tým. Díky tomu zároveň každý rozumí tomu, co se skutečně děje za objednávkou, kterou vidí na monitoru.

Pokud hledáte práci, kde budete kombinovat komunikaci s klienty, organizaci, administrativní přesnost a každodenní řešení reálných situací, bude Vám tato role velmi dobře sedět a bavit Vás.

Co budete potřebovat

• výbornou znalost češtiny (slovem i písmem),
• schopnost pracovat systematicky a pod tlakem,
• pečlivost, odpovědnost a chuť pracovat,
• orientaci v práci na PC, znalost Excelu a Google tabulek,
• řidičský průkaz skupiny B výhodou
• angličtina slovem i písmem výhodou

Co nabízíme

• stabilní práci ve firmě, kde je vidět výsledek práce,
• jasně nastavená pravidla a očekávání,
• pracovní místo v centru Prahy, cca 150 m od metra Můstek/Muzeum a od Hlavního nádraží,
• férové finanční ohodnocení, bonusy za výkon a roční bonusy při splnění cílů,
• pracovní dobu v rámci provozu pobočky Po–Pá 8:00–17:00 včetně hodinové přestávky,
• spolupráci na HPP nebo IČ,
• prostředí, kde si lidé na nic nehrají a věci se řeší přímo, otevřeně a konstruktivně.

Zaujala Vás tato pozice?

Pošlete nám životopis a odpovědi na otázky:

• „Proč Vás tato pozice zaujala a co je pro Vás při práci se zákazníky důležité?"
• „Jaký pracovní styl Vám vyhovuje a v jakém prostředí podáváte nejlepší výkon?"
• „Jak si v práci hlídáte, co je rozpracované? Jaký nástroj nebo návyk používáte?"
• „Jaké jsou Vaše možnosti nástupu?"