Chcete pracovat v administrativě, ale máte „hokej“ v názvech nejrůznějších pozic? Poradíme vám, jaký je rozdíl mezi asistentkou, administrativní pracovnicí či office manažerkou. Základ mají často společný, ale konkrétní náplň práce se může lišit.
10. 6. 2014
↑ Asistentka, to je pravá ruka ředitele nebo manažera.
Administrativní pracovník, referent
Pomocná kancelářská síla. Administrativní pracovník (někdy též referent, referentka) zadává a přepisuje data do počítače, kontroluje přijaté dokumenty, vytváří rejstříky a jednodušší statistiky. Skoro veškerou práci mu někdo zadává – například office manažerka. Od referenta se čeká, že úkoly splní samostatně, správně a hlavně včas.
- Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
- Bez čeho se neobejde: bez pokročilé znalosti kancelářského softwaru, zejména Excelu
- Co vypíchnout v motivačním dopise: znalost Excelu, pečlivost, zaměřenost na detail, samostatnost
» Administrativní pracovník – aktuální nabídka pozic
Asistent, asistentka
Pravá ruka manažera či ředitele. Domlouvá schůzky a má pod palcem šéfův diář. Organizuje porady a pořizuje z nich zápisy. Objednává kancelářské potřeby, kopíruje, tiskne podklady pro obchodní jednání. Zajišťuje obchodní korespondenci, včetně té v cizích jazycích.
- Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou (ekonomický směr výhodou), někdy i bakalářské
- Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtiny (slovem i písmem), samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel)
- Co vypíchnout v motivačním dopise: organizační schopnosti, diskrétnost, aktivitu, odolnost vůči stresu, příjemné vystupování
» Asistent, asistentka – aktuální nabídka pozic
↑ Office manažerka má pod palcem administrativu v konkrétním týmu.
Office manager, office manažerka
Office manažerka nebývá na rozdíl od asistentky k dispozici pouze jednomu člověku (například řediteli), ale rovnou celému týmu nebo oddělení. Office manažerka se tedy stará o administrativu v účtárně, na personálním oddělení, v technickém úseku a podobně. Nakupuje kancelářské potřeby, zadává data do počítače, archivuje, hlídá důležité termíny. Office manažerky mohou také zajišťovat kontakt s dodavateli či odběrateli, vyřizovat reklamace.
- Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
- Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtin, samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel)
- Co vypíchnout v motivačním dopise: organizační schopnosti, multitasking (schopnost dělat více věcí najednou), komunikativnost; velkou výhodou je praxe na podobné pozici či zkušenost s organizováním veletrhů, konferencí a podobně
» Office manager – aktuální nabídka pozic
Pracovník back office
Má hodně společného s office manažerkou. Mívá na starosti administrativní chod konkrétního oddělení (například call centra) nebo i celé firmy (například advokátní kanceláře). Pracovník back office objednává kancelářské potřeby, zadává informace do interních databází, dohlíží na dodržování termínů u fakturace a podobně. Stará se také o evidenci účetních dokladů či platebních příkazů.
- Požadavek na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
- Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtiny, samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel)
- Co vypíchnout v motivačním dopise: totéž, co u office manažerky
» Pracovník back office – aktuální nabídka pozic
↑ Recepční zvedá a přepojuje telefony, uvádí návštěvy.
Recepční
Nejen hotely, ale i firmy dnes běžně mají recepční. Ty zvedají a přepojují telefony, uvádějí návštěvy, přebírají zásilky od pošťáků a kurýrů, zajišťují drobnou administrativu. Někdy objednávají kancelářské potřeby či občerstvení na firemní akce. Recepční musejí znát firmu jako celek.
- Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
- Bez čeho se neobejde: dobrý hlasový projev, vstřícnost
- Co vypíchnout v motivačním dopise: příjemný projev po telefonu, vstřícnost, příjemné vystupování; výhodou je například zkušenost s praxí v call centru
» Recepční – aktuální nabídka pozic
Jana Kutarňová, Prace.cz
Kam dál?
Jak napsat životopis a motivační dopis