Prace.cz  >  Poradna  > Tipy a články  > Asistentka, sekretářka, office manažerka... Co která vlastně dělá?

Tipy a články: Asistentka, sekretářka, office manažerka... Co která vlastně dělá?

Chcete pracovat v administrativě, ale máte „hokej“ v názvech nejrůznějších pozic? Poradíme vám, jaký je rozdíl mezi asistentkou, administrativní pracovnicí či office manažerkou. Základ mají často společný, ale konkrétní náplň práce se může lišit.↑ Asistentka, to je pravá ruka ředitele nebo manažera.

Administrativní pracovník, referent

Pomocná kancelářská síla. Administrativní pracovník (někdy též referent, referentka) zadává a přepisuje data do počítače, kontroluje přijaté dokumenty, vytváří rejstříky a jednodušší statistiky. Skoro veškerou práci mu někdo zadává – například office manažerka. Od referenta se čeká, že úkoly splní samostatně, správně a hlavně včas.
Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
Bez čeho se neobejde: bez pokročilé znalosti kancelářského softwaru, zejména Excelu.
Co vypíchnout v motivačním dopise: znalost Excelu, pečlivost, zaměřenost na detail, samostatnost.
» Administrativní pracovník – aktuální nabídka pozic

Asistent, asistentka

Pravá ruka manažera či ředitele. Domlouvá schůzky a má pod palcem šéfův diář. Organizuje porady a pořizuje z nich zápisy. Objednává kancelářské potřeby, kopíruje, tiskne podklady pro obchodní jednání. Zajišťuje obchodní korespondenci včetně té v cizích jazycích.
Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou (ekonomický směr výhodou), někdy i bakalářské
Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtiny (slovem i písmem). Samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel).
Co vypíchnout v motivačním dopise: organizační schopnosti, diskrétnost, aktivitu, odolnost vůči stresu, příjemné vystupování.
» Asistent, asistentka – aktuální nabídka pozic↑ Office manažerka má pod palcem administrativu v konkrétním týmu.

Office manager, office manažerka

Office manažerka nebývá na rozdíl od asistentky k dispozici pouze jednomu člověku (například řediteli), ale rovnou celému týmu nebo oddělení. Office manažerka se stará o administrativu v účtárně, na personálním oddělení, v technickém úseku a podobně. Nakupuje kancelářské potřeby, zadává data do počítače, archivuje, hlídá důležité termíny. Office manažerky mohou také zajišťovat kontakt s dodavateli či odběrateli, vyřizovat reklamace.
Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtiny. Samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel).
Co vypíchnout v motivačním dopise: organizační schopnosti, multitasking (schopnost dělat více věcí najednou), komunikativnost. Velkou výhodou je praxe na podobné pozici či zkušenost s organizováním veletrhů, konferencí a podobně.
» Office manager – aktuální nabídka pozic

Pracovník back office

Má hodně společného s office manažerkou. Mívá na starosti administrativní chod konkrétního oddělení (například call centra) nebo i celé firmy (například advokátní kanceláře). Pracovník back office objednává kancelářské potřeby, zadává informace do interních databází, dohlíží na dodržování termínů u fakturace a podobně. Stará se také o evidenci účetních dokladů či platebních příkazů.
Požadavek na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
Bez čeho se neobejde: bez znalosti angličtiny. Samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel).
Co vypíchnout v motivačním dopise: totéž, co u office manažerky.
» Pracovník back office – aktuální nabídka pozic↑ Recepční zvedá a přepojuje telefony, uvádí návštěvy.

Recepční

Nejen hotely, ale i firmy dnes běžně mají recepční. Ty zvedají a přepojují telefony, uvádějí návštěvy, přebírají zásilky od pošťáků a kurýrů, zajišťují drobnou administrativu. Někdy objednávají kancelářské potřeby či občerstvení na firemní akce. Recepční musejí znát firmu jako celek.
Požadavky na vzdělání: SŠ s maturitou, ekonomický směr výhodou
Bez čeho se neobejde: dobrý hlasový projev, vstřícnost
Co vypíchnout v motivačním dopise: příjemný projev po telefonu, vstřícnost, příjemné vystupování. Výhodou je například zkušenost s praxí v call centru.
» Recepční – aktuální nabídka pozic

Jana Kutarňová
jana.kutarnova@prace.cz

Kam dál?

Jak napsat životopis a motivační dopis

Jak dlouho budete čekat na odpověď firmy

O kolik si říct na pohovoru?

 

Pomůžeme vám i příště. Nechte si posílat rady pravidelně.

Provozovatel Prace.cz, LMC s.r.o., bude jako správce uchovávat vámi zadaný e-mail, aby vám na něj mohly pravidelně chodit rady. Zobrazit více | Podmínky používání Prace.cz