Koordinátor/ka Administrativy, exportu a provozní podpory | Front Office

Hledáme Koordinátora/ku administrativy, exportu a provozní podpory.

U nás budeš hlídat, aby zakázky od nabídky po expedici šlapaly. Připravíš nabídky pro export, přijmeš objednávky, zadáš výrobu a vystavíš faktury. Domluvíš dopravu se spedicí (CZ i zahraničí), v Pohodě udržíš pořádek (včetně tiskových sestav), v Excelu uděláš přehledy a občas aktualizuješ web či upravíš PDF. Zaskočíš za kolegy u přijatých faktur/banky a vezmeš si na starost administrativní část inventur majetku a skladů.

Co budeš dělat

Budeš klíčovou osobou pro zajištění plynulého chodu administrativy ve firmě .Čeká tě rozmanitá práce napříč obchodem, logistikou, financemi i marketingem. Konkrétně budeš mít na starosti zejména:

• ⚙️ Export a objednávky: Přípravu cenových nabídek pro zahraniční zákazníky, příjem a zpracování objednávek, zadávání zakázek do výroby a vystavování faktur. Zároveň budeš zastupovat kolegy i v administrativě tuzemských zakázek (příjem, výroba, fakturace).
• ⚙️ Expedice zboží: Organizaci a koordinaci odesílání zakázek zákazníkům v zahraničí i v ČR – komunikaci s přepravními společnostmi, plánování dopravy a dohled nad tím, že se vše doručí včas na správné místo.
• ⚙️ Systémy a statistiky: Správu dat v podnikovém systému POHODA (včetně tvorby a úprav tiskových sestav) a pravidelné zpracování statistik a reportů v Excelu pro potřeby firmy.
• ⚙️ HR podpora: Evidenci docházky zaměstnanců a práci ve mzdových systémech – budeš připravovat podklady pro externí zpracování mezd (nemusíš se bát, výplaty nepočítáš).
• ⚙️ Finance a zastupování: Zástup v agendě přijatých faktur a plateb (banka) v době nepřítomnosti kolegů z účtárny. Stejně tak zaskočíš za kolegy při administrativním zpracování tuzemských objednávek.
• ⚙️ Web a grafika: Aktualizaci obsahu firemního webu (novinky, texty, základní úpravy) a spolupráci s externím dodavatelem při větších změnách. Také budeš komunikovat s grafiky/tiskaři ohledně firemních materiálů a drobně upravovat dokumenty (zejména PDF) podle potřeby.
• ⚙️ Kvalita a inventury: Administrativní podporu systému řízení kvality – úpravu a evidenci interních směrnic, formulářů a jiné interní dokumentace. Odpovědnost za administrativní část pravidelných inventur majetku a skladových zásob.
• ⚙️ Podpora vedení: Tvorbu různých přehledů, statistik a práci s daty pro jednatele společnosti a vedení – když bude potřeba podklady pro rozhodování, budeš první, kdo je připraví.

Kdo se hodí

• 🔹 Má zkušenosti z administrativy – ideálně už jsi pracoval/a na podobné pozici ve výrobní nebo obchodní firmě a vyznáš se v kancelářských procesech.
• 🔹 Je pečlivý/á a organizovaný/á – umíš si samostatně zorganizovat práci, pohlídat termíny a dotahovat úkoly do konce. Na detailech záleží, zejména při práci s daty, dokumenty nebo čísly.
• 🔹 Komunikuje otevřeně a profesionálně – čeká tě denní kontakt s dopravci, dodavateli i zákazníky, takže by ti neměla chybět slušnost, asertivita a příjemné vystupování.
• 🔹 Dobře si rozumí s počítačem – bez problémů ovládáš MS Office (nezapomeň na Excel , dat není nikdy dost). Znalost podnikových systémů (např. Pohoda) nebo účetních/mzdových programů je velkou výhodou, ale vše tě naučíme !
• 🔹 Nebojíš se webu ani grafiky – pokud máš aspoň základní povědomí o správě webových stránek nebo úpravě jednoduché grafiky, bude to plus. Nejde o programování, spíše o vložení textu do redakčního systému či drobné úpravy PDF dokumentů.
• 🔹 Domluví se anglicky – nepotřebujeme překladatelku angličtiny, ale musíšzvládnout vyřídit e-mailovou komunikaci se zahraničními partnery a přepravci.

Co nabízíme

• ✅ Pestrou práci bez stereotypu: U nás se rozhodně nebudeš nudit – čeká tě kombinace činností od obchodu přes logistiku a finance až po marketingovou podporu. Každý den bude trochu jiný a hodně se toho naučíš.
• ✅ Zázemí stabilní firmy: Jsme česká společnost s více než 20letou tradicí na trhu .. Můžeš se těšit na kolektiv, který ti pomůže se zapracováním, a neformální atmosféru menší firmy.
• ✅ Možnost růstu: Podpoříme tě v dalším vzdělávání a profesním rozvoji. Postupně můžeš získat větší kompetence a specializovat se v oblastech, které tě budou nejvíce bavit (např. marketing, kvalita apod.).
• ✅ Odpovídající ohodnocení a benefity: Dostaneš férovou mzdu dle svých zkušeností a k tomu standardní benefity (např. dovolená navíc, sicka day, Multisport karta).

Kontakt

Zaujala tě tahle nabídka? V tom případě neváhej a pošli nám svůj životopis s fotografií.

Těšíme se, že se s tebou spojíme a probereme možnosti spolupráce!