Executive Assistant (Part-Time)
Position: Executive Assistant (EA) – Part-Time
Location: Prague
Working time: Approx. 3 days per week / 20–24 hours (flexible)
Reports to: Managing Director
Start: By agreement
ENGLISH VERSION
About the Role
We are looking for a reliable, proactive, and highly organized Executive Assistant to support the Managing Director in day-to-day coordination, communication, and administration.
This role is ideal for someone who enjoys bringing order, clarity, and calm into a dynamic business environment and who takes pride in anticipating needs rather than waiting for instructions.
You will work closely with the Managing Director and play a key role in ensuring that priorities, communication, and follow-ups are handled efficiently.
Key Responsibilities
Executive Support
- Managing email inbox and flagging priorities
- Drafting and preparing correspondence and documents
- Calendar management, scheduling meetings and reminders
- Tracking tasks and ensuring timely follow-ups
Coordination & Administration
- Organizing calls, meetings, and internal coordination
- Assisting with travel planning and logistics
- Preparing simple reports, notes, and summaries
- Maintaining clear and well-organized digital files
Communication
- Acting as a professional point of coordination with internal and external contacts
- Ensuring clear, timely, and well-structured communication
What We’re Looking For
- Very good English (spoken and written); Czech is an advantage
- Strong organizational and time-management skills
- High level of reliability, discretion, and attention to detail
- Ability to work independently and take ownership of tasks
- Comfortable with Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs), Zoom, and similar tools
- Proactive mindset. You think ahead and solve problems calmly
What We Offer
- Part-time flexibility (ideal alongside other commitments)
- Competitive compensation: CZK 180–260/hour (gross)
- Long-term cooperation with the possibility to increase scope or hours
- Direct collaboration with the Managing Director
- A role where your contribution truly makes a difference
Please apply with your CV and a short motivation email.
ČESKÁ VERZE
O pozici
Hledáme spolehlivou, proaktivní a velmi dobře organizovanou asistentku / asistenta vedení (Executive Assistant) na částečný úvazek, která / který bude podporovat Managing Directora v každodenní koordinaci, komunikaci a administrativě.
Pozice je vhodná pro někoho, kdo má rád řád, přehled a samostatnost, dokáže předvídat potřeby a pracuje s vysokou mírou zodpovědnosti.
Náplň práce
Podpora vedení
- Správa e-mailové schránky a prioritizace zpráv
- Příprava a úprava korespondence a dokumentů
- Správa kalendáře, plánování schůzek a připomínek
- Sledování úkolů a zajištění včasných follow-upů
Koordinace a administrativa
- Organizace schůzek, hovorů a interní koordinace
- Pomoc s cestovními plány a logistikou
- Příprava jednoduchých přehledů, zápisů a shrnutí
- Udržování přehledné digitální dokumentace
Komunikace
- Profesionální komunikace s interními i externími kontakty
- Zajištění jasné, strukturované a včasné komunikace
Požadujeme
- Velmi dobrou znalost angličtiny (slovem i písmem), čeština výhodou
- Výborné organizační schopnosti a smysl pro detail
- Spolehlivost, diskrétnost a samostatnost
- Schopnost pracovat bez neustálého dohledu
- Znalost Google Workspace (Gmail, Kalendář, Dokumenty), Zoom apod.
- Proaktivní přístup a klidné řešení úkolů
Nabízíme
- Částečný úvazek (cca 3 dny v týdnu / 20–24 hodin)
- Finanční ohodnocení CZK 180–260 Kč / hod. (hrubého)
- Dlouhodobou spolupráci s možností rozšíření rozsahu práce
- Přímou spolupráci s Managing Directorem
- Smysluplnou práci, kde je vidět váš přínos
V případě zájmu zašlete prosím svůj životopis a krátkou motivaci
