Recepční

Naše recepční je důležitým stavebním kamenem firmy a vykonává širokou škálu administrativních činností související s bezchybným chodem recepce. Zajišťuje podpůrné činnosti v rámci ostatních oddělení, spolupracuje a vypomáhá ostatním kolegům. Proaktivně komunikuje v rámci interních komunikačních kanálů a aktivně navrhuje náměty na zlepšení chodu recepce a společných prostor.

Hlavní odpovědnosti:

• Kompletní zajištění chodu recepce v pracovní době 8.30 hod až 17.00 hod,
• péče o návštěvy, zajištění občerstvení, kontrola a příprava zasedaček, správa recepčního skladu,
• zajišťování parkování pro návštěvy, správa parkovacího systému pro služební auta, spolupráce na evidenci a správě služebních aut,
• udržování a kontrola pořádku v prostorách firmy,
• běžná každodenní administrativa - příjem a evidence telefonátů, komunikace s dodavateli, příjem a evidence pošty, odesílání poštovních zásilek, objednávání kurýra apod.,
• spoluorganizování akcí pro zaměstnance nebo externích akcí,
• spolupráce a administrativní výpomoc pro zaměstnance ostatních oddělení,
• práce s dokumenty - elektronická konverze smluv, interní úložiště, dodavatelské smlouvy,
• zajišťování občerstvení na školení či jiné schůzky,
• průběžná kontrola el. zařízení ve spolupráci s ServiceDeskem, hlášení závad a kontrola jejich odstranění, zajištění svozu elektroodpadu atd.,
• pravidelné komunikační aktivity na interních komunikačních kanálech, informování a ohlašování důležitých zpráv ostatním kolegům, informování o akcích, aktivitách a zajímavostech v okolí kanceláře,
• po dohodě s marketingovým oddělením vypomáhá se správou firemních účtů na sociálních sítí, vytváření a publikace postů, komunikace s dodavateli (agentura, grafik, copywriter, tiskárna); správa a aktualizace webových stránek firmy.

Každá iniciativa ze strany recepce, která povede ke zlepšení našeho pracovního prostředí, atmosféry či komunikace se cení a je na této pozici více než vítána.

Je toho hodně a není to rozhodně práce pro každého, jak by se mohlo na první pohled zdát. Věříme, že recepce je základní stavební kámen naší firmy a podle toho také tuto pozici hodnotíme.

Požadujeme:

• Ukončené středoškolské vzdělání,
• minimálně 3 letá praxe na stejné nebo obdobné pozici,
• zodpovědnost, organizační schopnosti, klientský přístup, empatie, samostatnost, kreativita,
• pokročilá znalost práce s PC (text, tabulky, zákl. databáze),
• anglický jazyk min. na úrovni B1 (slovem i písmem),
• znalost práce se sociálními sítěmi výhodou (FB, LinkedIn),
• znalost práce s grafickým programem Canva výhodou,
• chuť učit se novým věcem.

Pracovní pozice recepční je přímo podřízena pozici Office manager.