Executive Personal Assistant – Private Client / VIP Family

Hlavní cíl pozice

Zajištění plynulého chodu osobního i rodinného života klienta a jeho rodiny, maximální diskrétnost, vysoký standard služeb, proaktivní řešení potřeb.

Osobní agenda a každodenní operativa

• Denní plánování programu klienta, správa kalendáře, prioritizace úkolů
• Organizace schůzek (osobních i online), příprava podkladů, follow-up po jednáních
• Koordinace osobních pochůzek a zařizování „od A do Z“ (rezervace, doručení, vyzvednutí)
• Proaktivní řešení nečekaných situací (změny plánů, urgentní požadavky)
• Cestování a logistika (domácí i zahraniční)
• Kompletní plánování cest: letenky (včetně private jet), transfery, hotely, víza, itineráře
• Koordinace ochranky, řidičů, concierge, letištních služeb, zavazadel a doprovodu
• Příprava cestovních balíčků: dokumenty, seznamy, dárky, léky, preference
• Pohotovost při změnách itineráře během cesty

Rodinná agenda

• Koordinace rodinných událostí (oslavy, výročí, společenské akce, dovolené)
• Podpora partnerky/partnera a dětí: školní agenda, kroužky, doprava, tábory
• Správa rodinných kalendářů a sladění časů členů rodiny
• Zajištění dárků a pozorností (VIP standard, personalizace, včasné doručení)
• Diskrétní administrativní a finanční podpora (neinvestiční)
• Evidence výdajů, práce s účtenkami, příprava podkladů pro účetní/rodinnou kancelář
• Správa předplatných, členských programů (kluby, letectví, concierge), obnovení smluv
• Komunikace s právníky/účetními/rodinnou kanceláří dle zadání klienta
• Zajištění bezpečné práce s citlivými daty (hesla, dokumenty, šifrované kanály)

Zdraví, well-being a „lifestyle management“

• Organizace lékařských prohlídek, specialistů, rehabilitací, fyzio, wellness
• Koordinace osobního trenéra, výživy, režimu dne dle pokynů klienta
• Zajištění preferencí klienta (strava, prostředí, komfort, rutiny) bez narušení soukromí

Reprezentace a komunikace

• Komunikace s VIP protokolem: hotely, restaurace, eventy, PR/management
• Takt a profesionalita při jednání s vysoce postavenými kontakty
• Správa telefonátů a e-mailů dle instrukcí, vyřizování požadavků třetích stran
• Udržování seznamu kontaktů, preferencí a „know-how“ (bezpečně a diskrétně)

Bezpečnost a důvěrnost

• Striktní dodržování NDA a interních pravidel (diskrétnost je klíčová)
• Koordinace s ochrankou (pohyby, trasy, pravidla pro návštěvy)
• Minimalizace rizik: ověřování dodavatelů, kontrola informací, bezpečné předávání dat

Pohotovost a flexibilita

• Vysoká časová flexibilita (včetně večerů, víkendů, cest)
• Schopnost být „on-call“ dle předem domluveného režimu
• Zvládání stresu, rychlé rozhodování, důraz na detail

Koho hledám:

• Samostatný/á, proaktivní, umí si poradit bez potřeby vedení krok za krokem
• Přirozeně diskrétní osobnost, respektuje soukromí a hranice
• Má rád/a pořádek v systému i v detailech, zároveň zvládá improvizaci

Zkušenosti a praxe

• Min. 3–5 let v rolích jako osobní asistent/ka, executive assistant, office manager, concierge, lifestyle manager, event/travel koordinátor (ideálně kombinace)
• Zkušenost s náročným klientem/managementem, vysokým standardem služeb a rychlým tempem

Prokazatelně zvládá:

• Koordinaci cest a logistiky
• Správu více agend současně
• Práci s dodavateli a domácím personálem
• Řešení urgentních situací a změn plánů

Zahraniční zkušenost „na vlastní pěst“

• Několik let v zahraničí (ideálně 2+ roky) bez „bezpečné bubliny“ – studium/práce/život
• Umí se zorientovat v cizím prostředí: úřady, pojištění, bydlení, služby, cestování, vyjednávání
• Kulturní citlivost, přirozená schopnost komunikovat a jednat profesionálně i mimo komfortní zónu
• Výhodou: zkušenost ze zemí s vysokým standardem služeb (UK, CH, UAE, USA, SG apod.)

Technologická zdatnost (must-have)

• Velmi dobrá práce s digitální organizací:
• Kalendáře, sdílené plánování, time-blocking, připomínky
• Digitální archivace dokumentů (cloud), verzování, přístupová práva
• Silné uživatelské dovednosti (ne programování, ale „power user“):
• Google Workspace / Microsoft 365
• Notion / Asana / Trello (nebo ekvivalent)
• Cestovní aplikace, mapy, správci rezervací

Bezpečnostní návyky:

• Práce s 2FA, správci hesel, bezpečné sdílení souborů
• Rzumné chování vůči phishingu a citlivým datům
• Umí rychle zautomatizovat rutinu (šablony, checklisty, automatické připomínky)

Jazykové a komunikační dovednosti

• Čeština/slovenština na výborné úrovni
• Angličtina C1 (samostatná komunikace s dodavateli, lékaři, hotely, úřady, personálem)
• Další jazyk výhodou (DE/FR/ES/IT/AR dle lokace a cest)

Osobnostní předpoklady

• Klid pod tlakem, nepanikaří, umí vyhodnotit prioritu a jednat
• Vysoká míra spolehlivosti (dochvilnost, dotahování, „co slíbím, platí“)
• Selský rozum + cit pro detail (malé věci dělají VIP standard)

Umí být zároveň:

• „Neviditelný/á“ (nenarušuje soukromí) a „tahoun“ (když je potřeba převzít řízení situace)

Flexibilita a režim

• Ochota pracovat flexibilně (časově i místně), včetně cest a občasných víkendů
• Připravenost na „on-call“ režim dle dohody (jasně nastavené hranice a pohotovost)

Etika, důvěra, prověrky

• Bezproblémová dohledatelnost praxe, reference (ideálně z prostředí s NDA)
• Ochota podepsat NDA, absolvovat background check, dodržovat bezpečnostní pravidla
• Zralý vztah k penězům a majetku: žádná „zvědavost“, žádné sdílení informací, žádná exhibice

Co je třeba:

• Řidičský průkaz B, aktivní řidič/ka (ideálně zkušenost s prémiovými vozy) - denní řízení
• Zkušenost s koordinací domácnosti a personálu
• Základy první pomoci, zkušenost s organizací zdravotní péče (velká výhoda)
• Schopnost rychle vytvořit systémy: checklisty pro rezidence/cesty/události
• Vysokoškolské vzdělání
• Kladné reference z přechozího zaměstnání