Prace.cz v novém. Pojďte si ji vyzkoušet
Je to první ochutnávka nové Prace.cz. Některé věci ještě ladíme a budeme postupně přidávat, ale stojí to za prohlídku.
Executive Personal Assistant – Private Client / VIP Family
70 000 – 90 000 Kč/měsíc
Odpověď dostanete do 2 týdnů
Firma:
Agentura Dream Job s.r.o.(zaměstnavatel)
Místo pracoviště:
Praha
Pracovní poměr:
práce na plný úvazek
Smluvní vztah:
pracovní smlouva
Vzdělání:
vysokoškolské / univerzitní
Jazyky:čeština (výborná) a angličtina (pokročilá)
Benefity:
závodní stravování, vzdělávací kurzy, školení, ubytování/příspěvek na ubytování, dovolená 5 týdnů, zdravotní volno/sickday, občerstvení na pracovišti, příspěvek na sport/kulturu/volný čas, manažerský motivační program, individuální rozvržení pracovní doby, firemní akce, bonusy/prémie, flexibilní začátek/konec pracovní doby, příspěvek na penzijní/životní připojištění, vlastní organizace náplně práce, sleva na firemní výrobky/služby
Zařazení:
asistent/asistentka, office manager, administrativa
Co říká Agentura Dream Job s.r.o. o pozici
Hlavní cíl pozice
Zajištění plynulého chodu osobního i rodinného života klienta a jeho rodiny, maximální diskrétnost, vysoký standard služeb, proaktivní řešení potřeb.
Osobní agenda a každodenní operativa
Denní plánování programu klienta, správa kalendáře, prioritizace úkolů
Organizace schůzek (osobních i online), příprava podkladů, follow-up po jednáních
Koordinace osobních pochůzek a zařizování „od A do Z“ (rezervace, doručení, vyzvednutí)
Proaktivní řešení nečekaných situací (změny plánů, urgentní požadavky)
Koordinace rodinných událostí (oslavy, výročí, společenské akce, dovolené)
Podpora partnerky/partnera a dětí: školní agenda, kroužky, doprava, tábory
Správa rodinných kalendářů a sladění časů členů rodiny
Zajištění dárků a pozorností (VIP standard, personalizace, včasné doručení)
Diskrétní administrativní a finanční podpora (neinvestiční)
Evidence výdajů, práce s účtenkami, příprava podkladů pro účetní/rodinnou kancelář
Správa předplatných, členských programů (kluby, letectví, concierge), obnovení smluv
Komunikace s právníky/účetními/rodinnou kanceláří dle zadání klienta
Zajištění bezpečné práce s citlivými daty (hesla, dokumenty, šifrované kanály)
Zdraví, well-being a „lifestyle management“
Organizace lékařských prohlídek, specialistů, rehabilitací, fyzio, wellness
Koordinace osobního trenéra, výživy, režimu dne dle pokynů klienta
Zajištění preferencí klienta (strava, prostředí, komfort, rutiny) bez narušení soukromí
Reprezentace a komunikace
Komunikace s VIP protokolem: hotely, restaurace, eventy, PR/management
Takt a profesionalita při jednání s vysoce postavenými kontakty
Správa telefonátů a e-mailů dle instrukcí, vyřizování požadavků třetích stran
Udržování seznamu kontaktů, preferencí a „know-how“ (bezpečně a diskrétně)
Bezpečnost a důvěrnost
Striktní dodržování NDA a interních pravidel (diskrétnost je klíčová)
Koordinace s ochrankou (pohyby, trasy, pravidla pro návštěvy)
Minimalizace rizik: ověřování dodavatelů, kontrola informací, bezpečné předávání dat
Pohotovost a flexibilita
Vysoká časová flexibilita (včetně večerů, víkendů, cest)
Schopnost být „on-call“ dle předem domluveného režimu
Zvládání stresu, rychlé rozhodování, důraz na detail
Koho hledám:
Samostatný/á, proaktivní, umí si poradit bez potřeby vedení krok za krokem
Přirozeně diskrétní osobnost, respektuje soukromí a hranice
Má rád/a pořádek v systému i v detailech, zároveň zvládá improvizaci
Zkušenosti a praxe
Min. 3–5 let v rolích jako osobní asistent/ka, executive assistant, office manager, concierge, lifestyle manager, event/travel koordinátor (ideálně kombinace)
Zkušenost s náročným klientem/managementem, vysokým standardem služeb a rychlým tempem
Prokazatelně zvládá:
Koordinaci cest a logistiky
Správu více agend současně
Práci s dodavateli a domácím personálem
Řešení urgentních situací a změn plánů
Zahraniční zkušenost „na vlastní pěst“
Několik let v zahraničí (ideálně 2+ roky) bez „bezpečné bubliny“ – studium/práce/život
Umí se zorientovat v cizím prostředí: úřady, pojištění, bydlení, služby, cestování, vyjednávání
Kulturní citlivost, přirozená schopnost komunikovat a jednat profesionálně i mimo komfortní zónu
Výhodou: zkušenost ze zemí s vysokým standardem služeb (UK, CH, UAE, USA, SG apod.)
Digitální archivace dokumentů (cloud), verzování, přístupová práva
Silné uživatelské dovednosti (ne programování, ale „power user“):
Google Workspace / Microsoft 365
Notion / Asana / Trello (nebo ekvivalent)
Cestovní aplikace, mapy, správci rezervací
Bezpečnostní návyky:
Práce s 2FA, správci hesel, bezpečné sdílení souborů
Rzumné chování vůči phishingu a citlivým datům
Umí rychle zautomatizovat rutinu (šablony, checklisty, automatické připomínky)
Jazykové a komunikační dovednosti
Čeština/slovenština na výborné úrovni
Angličtina C1 (samostatná komunikace s dodavateli, lékaři, hotely, úřady, personálem)
Další jazyk výhodou (DE/FR/ES/IT/AR dle lokace a cest)
Osobnostní předpoklady
Klid pod tlakem, nepanikaří, umí vyhodnotit prioritu a jednat
Vysoká míra spolehlivosti (dochvilnost, dotahování, „co slíbím, platí“)
Selský rozum + cit pro detail (malé věci dělají VIP standard)
Umí být zároveň:
„Neviditelný/á“ (nenarušuje soukromí) a „tahoun“ (když je potřeba převzít řízení situace)
Flexibilita a režim
Ochota pracovat flexibilně (časově i místně), včetně cest a občasných víkendů
Připravenost na „on-call“ režim dle dohody (jasně nastavené hranice a pohotovost)
Etika, důvěra, prověrky
Bezproblémová dohledatelnost praxe, reference (ideálně z prostředí s NDA)
Ochota podepsat NDA, absolvovat background check, dodržovat bezpečnostní pravidla
Zralý vztah k penězům a majetku: žádná „zvědavost“, žádné sdílení informací, žádná exhibice
Co je třeba:
Řidičský průkaz B, aktivní řidič/ka (ideálně zkušenost s prémiovými vozy) - denní řízení
Zkušenost s koordinací domácnosti a personálu
Základy první pomoci, zkušenost s organizací zdravotní péče (velká výhoda)
Schopnost rychle vytvořit systémy: checklisty pro rezidence/cesty/události
Vysokoškolské vzdělání
Kladné reference z přechozího zaměstnání
Pošlete odpověď na pozici Executive Personal Assistant – Private Client / VIP Family
Pro výběrové řízení na tuto pracovní pozici bude společnost Agentura Dream Job s.r.o., IČO: 05356369, Valčíkova 1369/17, Praha, Libeň, jakožto správce, zpracovávat Vámi poskytnuté (či z veřejných zdrojů získané) osobní údaje, a to v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679. Zpracování osobních údajů bude pro správce provádět společnost Alma Career Czechia s.r.o., IČO: 264 41 381 prostřednictvím svých elektronických systémů.
Zobrazit více
Odpovědí na tento inzerát poskytujete správci své osobní údaje za účelem a po dobu realizace výběrového řízení. V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistíte-li, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů ve zvláštních případech, (v) na přenositelnost údajů, (vi) vznést námitku, po níž zpracování Vašich osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami zejména, je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, (vii) obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů a (viii) odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu.
Další informace o zpracování údajů společností Alma Career Czechia s.r.o., Menclova 2538/2, 180 00 Praha 8, IČO: 264 41 381, jsou dostupné na https://almacareer.com/gdpr.