Executive Assistant IT ředitele (zástupce ředitele podniku)

Hledáme člověka, který nebude pouze vykonávat zadání, ale stane se aktivní oporou vedení a pomůže nám efektivně řídit agendu i fungování úseku ICT.

Pracovní náplň:

• Komplexní řízení agendy a kalendáře zástupce ředitele podniku včetně prioritizace a koordinace napříč sekcemi
• Aktivní podpora při řízení úseku ICT – koordinace úkolů, dohled nad plněním, follow-up napříč týmy
• Příprava podkladů pro jednání na úrovni vedení podniku a externích stakeholderů (vč. ministerstev a partnerů)
• Organizace a facilitace porad (agenda, podklady, zápisy, akční kroky, jejich sledování)
• Správa a strukturování dokumentace (projekty, strategie, rozhodnutí) včetně návrhu systematičtější evidence
• Vyřizování a prioritizace korespondence, základní analýza vstupů a návrh odpovědí
• Zajištění operativního chodu úseku a podpora interní komunikace
• Spolupráce na nastavování a zlepšování interních procesů (organizace práce, oběh informací, workflow)
• Příprava prezentací, podkladů a reportů (PowerPoint, Excel, Word)
• Organizace schůzek, návštěv a pracovních akcí
• Postupné přebírání odpovědnosti za vybrané agendy a jejich samostatné řízení

Očekáváme:

• Min. SŠ vzdělání (VŠ výhodou)
• Min. 3 roky zkušeností na obdobné pozici (executive assistant / office manager / project support)
• Zkušenost s podporou vyššího managementu nebo vedení organizace
• Výborná znalost Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint)
• Schopnost organizovat komplexní agendu a pracovat s prioritami
• Výborný písemný i verbální projev v češtině
• Samostatnost, spolehlivost a vysoká míra zodpovědnosti
• Diskrétnost a profesionální vystupování
• Schopnost dotahovat věci a „hlídat“ úkoly napříč organizací
• Proaktivní přístup – schopnost nejen vykonávat zadání, ale i navrhovat řešení

Silně preferujeme:

• Zkušenost z prostředí větší organizace / státní správy / korporace
• Schopnost orientovat se v komplexních tématech (IT, projekty, strategie)
• Zkušenost s přípravou podkladů pro rozhodování managementu
• Schopnost pracovat se strukturovanou dokumentací a udržovat v ní pořádek
• Zkušenost s koordinací více stakeholderů (interních i externích)
• Základní orientace v projektovém řízení nebo procesech

Výhodou bude:

• Znalost spisové služby
• Zkušenost s nástroji jako SharePoint, Planner, případně Power Platform
• Základní orientace v účetnictví / fakturaci
• Angličtina na komunikativní úrovni

Nabízíme:

• Zajímavou práci ve stabilním prostředí státního podniku zajišťujícího dodávku IT služeb pro Ministerstvo dopravy
• Slušné a korektní jednání, respektování principu jediného nadřízeného
• Pozitivní pracovní atmosféru duševně mladého a vysoce motivovaného kolektivu
• Příležitost k získání nových zkušeností, prostor pro seberealizaci
• Možnost vzdělávání a seberozvoje
• Mzdu odpovídající schopnostem a zkušenostem daného kandidáta
• Kvalitní techniku k bezproblémovému výkonu práce
• Systém podnikových benefitů
• 5 týdnů dovolené + 5 dní indispozičního volna
• Příspěvek na penzijní/životní připojištění
• Příspěvek na stravování
• Firemní akce a teambuildingy