Asistent/Asistentka ředitelky Sekce péče o klienty

Máte vynikající komunikační a organizační schopnosti, takže když má někdo být ve stejnou dobu na třech jednáních, dokážete najít řešení? Jste pečlivý/á, takže když je nutné ohlídat termíny, zajistit potřebné podklady nebo připomenout kolegům, že se blíží důležitý termín, máte věci pod kontrolou? Nezaskočí Vás změna pracovního postupu, nová aplikace nebo směrnice a dokážete se rychle zorientovat v nové situaci?

Pokud k tomu přidáte smysl pro detail, profesionální vystupování a schopnost udržet si přehledi ve chvílích, kdy je potřeba řešit několik věcí najednou, možná hledáme právě Vás!

Pro Sekci péče o klienty hledáme Asistenta/Asistentku ředitelky sekce, který/á hledá smysluplnou práci v administrativě a který/á bude nejen pravou rukou ředitelky sekce, ale také důležitou součástí každodenního fungování celé sekce.

Nabídka Vás zaujala, ale bojíte se, zda svou novou roli u nás zvládnete?

Není se čeho obávat, zaškolení a pomoc zorientovat se v prostředí státní správy je pro nás samozřejmostí! Bez organizačních schopností, smyslu pro detail, dobré znalosti aplikací MS Office a elektronické spisové služby se však na této pozici neobejdete.

Dejte nám o sobě vědět a staňte se součástí našeho týmu ČSSZ a pojďte se s námi podílet na chodu jedné z největších organizací v ČR, která poskytuje služby 9 miliónům občanů!

Co vás čeká

• Komplexní administrativní a organizační podpora ředitelky Sekce péče o klienty;
• Vyřizování korespondence, vedení spisové dokumentace a příslušných evidencí sekce, práce v aplikacích spisové služby;
• Zpracování a sledování statistických údajů a přehledů pro potřeby sekce;
• Evidence, kompletace a distribuce podkladů pro vedoucí pracovníky sekce;
• Příprava podkladů k využívání rozpočtových prostředků sekce a kontrola jejich čerpání;
• Provádění inventarizace v rámci útvaru Sekce péče o klienty;
• Kontrola a evidence cestovních příkazů, objednávek a faktur;
• Administrace a distribuce kancelářského materiálu i vybavení v rámci Sekce péče o klienty;
• Správa docházkové agendy včetně kontroly správnosti evidovaných údajů;
• Správa kalendáře ředitelky Sekce péče o klienty - plánování porad a pracovních schůzek, zajišťování komunikace s ostatními organizačními útvary ČSSZ a externími subjekty;
• Koordinace plnění úkolů vyplývajících z porad a pracovních jednání (administrativní zajištění zápisů z porad a pracovních schůzek, administrace dalších textových materiálů – např. podklady k jednáním, organizační zajištění - např. zamluvení místnosti pro konání, distribuce pozvánek, aj.);
• Koordinace a zajišťování řešení naléhavých provozních a administrativních záležitostí (např. vyřízení prioritního požadavku vedení vyžadujícího součinnost více útvarů);
• Prvotní zpracování požadavků klientů a zaměstnavatelů, poskytování základních informací a zajišťování odpovědí na složitější dotazy ve spolupráci s příslušnými útvary.

Jaké znalosti a dovednosti byste měli mít

• Alespoň středoškolské vzdělání s maturitou;

• Velmi dobrou znalost MS Office - zejména aplikace Outlook, Word a Excel (správa elektronické pošty a kalendáře, tvorba a úprava textových dokumentů, zpracovávání přehledů, evidencí a statistických podkladů - zejména práce s tabulkami menšího rozsahu, tvorba souhrnných přehledů a jednoduchých grafických výstupů);
• Znalost práce v elektronické spisové službě (ESS či obdobné aplikaci);
• Schopnost samostatně organizovat práci a stanovovat priority;
• Pečlivý přístup k práci a spolehlivost (zodpovědný přístup k práci, důslednost při plnění úkolů s důrazem na detail a dodržování termínů);
• Výborné organizační schopnosti (schopnost koordinovat pracovní program ředitelky Sekce péče o klienty, plánovat schůzky a jednání s ohledem na termíny a priority);
• Výborné komunikační dovednosti (schopnost citlivé a profesionální komunikace napříč organizační strukturou – od vedoucích pracovníků po administrativní a odborné pracovníky);
• Kultivovaný písemný i ústní projev (schopnost profesionálního vystupování při každodenní komunikaci);
• Ochotu učit se nové věci (schopnost pružně reagovat na změny pracovních postupů, interních pravidel a používaných aplikací);
• Schopnost samostatné i týmové práce (proaktivní přístup k plnění svěřené agendy a spolupráce s ostatními zaměstnanci při řešení komplexních úkolů vyžadujících součinnost).

Výhodou bude, pokud budete umět

• Zkušenosti z obdobné pozice.

Co vám můžeme nabídnout

• Příležitost podílet se na zajišťování chodu jedné z klíčových sekcí úřadu;

• Zodpovědnou a samostatnou pozici, na které je přínos Vaší práce vidět v každodenním fungování sekce;
• Zázemí stabilní organizace, která pomáhá milionům klientů v zásadních životních situacích;
• Spolupráci s týmem zkušených kolegů, kteří si navzájem pomáhají a sdílejí své zkušenosti;
• Možnost profesního rozvoje a průběžného získávání nových zkušeností v prostředí jedné z největších institucí veřejné správy;
• Příležitost získat cenné zkušenosti a přehled o fungování agend sociálního zabezpečení;
• Služební poměr na dobu neurčitou;
• Platové zařazení v 9. platové třídě podle nařízení vlády č. 304/2014 Sb., v platném znění (25 190 Kč - 36 210 Kč, přičemž zaručený plat pro tuto pozici činí 31 360 Kč);
• Přes 7 týdnů placeného volna ročně (25 dní dovolené, 5 dnů indispozičního volna/sick days, 5 dnů studijního volna, 1 den k zařízení osobních záležitostí a další);
• Pružnou pracovní dobu s "volitelným" pátkem (pevná pracovní doba Po – St: 9-14h, Čt: 9-12h);
• Možnost home office (po zapracování 1 den v týdnu);
• Možnost ubytování;
• Příspěvek na penzijní spoření;
• MultiSport karta;
• Příspěvek na stravování.