Operations Specialist | Administrativa, compliance a práce s dokumentací

Do našeho Operations týmu hledáme nového kolegu nebo kolegyni, který/á posílí běžný provoz a postupně převezme část specializované agendy.

Pozice je založena převážně na práci s informacemi. Podklady bývají rozsáhlé a často v angličtině. Je tedy potřebná schopnost orientace v textu, rozpoznat podstatné údaje, propojit informace z více zdrojů a připravit použitelný výstup.

Čím je pozice zajímavá a co Vám nabídne:

• možnost naučit se komplexní operations agendu,
• práci, která se po zvládnutí základní operativy posouvá ke komplexnějším zadáním,
• prostor přicházet s vlastními návrhy na zlepšení pracovních postupů,
• spolupráci se zahraničními klienty a dodavateli,
• tým, ve kterém si kolegové vzájemně pomáhají.

Co Vás čeká během zaučení?

Každý člen týmu musí rozumět základnímu provozu. Při zaučení proto získáte podporu celého operations týmu a postupně se seznámíte s následující agendou:

• správa objednávek v interním systému,
• příprava smluvní dokumentace,
• kontrola výkazů a fakturačních podkladů,
• komunikace s kontraktory,
• spolupráce se sales a sourcing týmem,
• sledování platnosti a čerpání objednávek.

Tato agenda vytváří nezbytný základ pro řešení složitějších případů. Po zaučení však nebude primární náplní pozice.

Kam se bude pozice dále rozvíjet?

Postupně se zapojíte zejména do těchto oblastí:

• příprava podkladů k veřejným zakázkám a výběrovým řízením,
• zpracování rozsáhlých klientských dotazníků v oblasti dodavatelského onboardingu, compliance a bezpečnosti,
• ověřování zahraničních dodavatelů a kontraktorů,
• správa klientských a dodavatelských portálů.

Ve specializované agendě budete postupně spolupracovat především se zkušenější kolegyní, která tuto oblast nyní zajišťuje. Cílem je, abyste následně vytvořili stabilní a vzájemně zastupitelnou dvojici.

Koho hledáme?

• člověka s vysokou pečlivostí a systematickým způsobem práce,
• někoho, kdo dokáže pracovat s rozsáhlými dokumenty a samostatně vyhledávat potřebné informace,
• člověka, který údaje důsledně ověřuje,
• někoho, kdo si dokáže rozdělit složitější zadání, určit další postup a průběžně ověřovat, zda pracuje se správnými podklady,
• člověka, který se dokáže orientovat ve více souběžných případech, hlídat termíny a určovat si priority,
• člověka s dobrou digitální gramotností, který si dokáže snadno osvojit práci s novými nástroji a aplikacemi,
• někoho s dobrou angličtinou zejména pro práci s písemnými podklady; mluvená komunikace je potřeba pouze zřídka.

Předchozí zkušenost na podobné pozici je výhodou, není však podmínkou. Rozhodující je samostatnost, schopnost učit se z konkrétních případů a chuť postupně přebírat komplexnější agendu.
Nejde o pozici pro člověka, který očekává přesný návod ke každému kroku. Vhodný kandidát by měl umět pracovat i se zadáním, u kterého je potřeba nejprve dohledat souvislosti a určit vhodný postup.

Co nabízíme?

• férové finanční ohodnocení,
• přátelské prostředí,
• flexibilní začátek pracovní doby mezi 8:00 a 10:00,
• po zaučení možnost občasného home office,
• kanceláře v dobře dostupné lokalitě u metra Pankrác,
• mobilní telefon a notebook i k soukromému využití,
• MultiSport kartu za 305 Kč měsíčně,
• snack bar přímo v kanceláři,
• 3 sick days ročně,
• firemní akce a teambuildingy.

Pokud Vás tato příležitost zaujala, zašlete nám svůj životopis. Budeme se těšit na Vaši reakci i případné osobní setkání.