Dopusťte, aby se vaše e-mailová schránka přeplnila zprávami, a skončíte s nesplněnými termíny, opomíjenými zaměstnanci a neřešenými stížnostmi zákazníků. Článek proto přichází s několika odbornými radami, jak získat kontrolu nad elektronickou poštou, a být tak produktivnější.
– Přestaňte používat schránku k hromadění pošty. Nechávat si zprávy na později je nejrychlejší cesta k zahlcení. E-mailová schránka není skladiště ani seznam úkolů. Hledejte vlastní systém efektivního organizování pošty. Začněte tím, že jakmile zprávu otevřete, budete se ji snažit zpracovat a smazat.
– Pracujte se spamem. Zahlcení své schránky výrazně snížíte, když se zbavíte spamu a dalších nechtěných zpráv. Vyberte si spolehlivého poskytovatele internetových služeb. Neuvádějte svou e-mailovou adresu na internetu v zkopírovatelné podobě. Zajistěte si kvalitní antispamový filtr. Nastavte si co nejvyšší úroveň zabezpečení používaného softwaru. Není-li možné vymanit se ze spamu, založte si novou adresu a začněte znovu.
– Naučte se mazat. U každé zprávy zvažte, zda má smysl uchovávat ji. Nemá-li žádnou hodnotu a už se k ní nebudete vracet, smažte ji. Zvažte vypnutí funkcionality, která se vás dotazuje, zda chcete vybranou zprávu skutečně smazat. Taktéž zvažte, zda potřebujete používat koš jen proto, abyste jej ručně vysypávali.
– Naučte se třídit zprávy, které potřebujete zachovat. Vytvářejte si složky, jejichž základem budou širší tématické kategorie. Teprve v jejich rámci vytvářejte další, specifičtější složky.
– Pracujte s kategoriemi. Kategorie mohou být velmi užitečné při organizování pošty, která se týká více projektů, na nichž pracujete. Doplňte je i barvami, které vám pomohou rozeznat příslušné zprávy bez ohledu na to, do jakých tématických složek je uložíte.
– Zaveďte pravidla přesouvání pošty. Nastavte si automatické rozřazování příchozí pošty do konkrétních složek. Filtrovat zprávy můžete podle různých kritérií – odesílatele, klíčových slov atd.
– Označujte si zprávy, na které chcete navázat. Máte-li na základě zprávy něco udělat, označte ji příslušným štítkem, který vám pomůže zapamatovat si to.