Každý by chtěl mít více času, aby mohl splnit všechny své povinnosti. Den však prodloužit nelze. Naopak je třeba hledat neproduktivní činnosti a způsoby, jak pracovat rychleji. Inspirujte se osvědčenými tipy, jak lépe řídit čas.
– Plánujte svůj den. Rychle si projděte, co je třeba udělat a sestavte si seznam urgentních záležitostí. Učte se odhadovat, kolik času jednotlivé úkoly zaberou a určovat, co můžete delegovat. Méně urgentními záležitostmi se zabývejte až později.
– Sledujte svůj kalendář. Zaznamenávejte si všechny schůzky pro následující týden a rozvrhujte čas na úkoly, které je třeba splnit před schůzkami. Plánujte si i čas na osobní aktivity (např. s dětmi) a nezapomínejte na přestávky.
– Dodržujte přestávky na oběd. Díky přestávkám dokážeme být produktivnější. Třicetiminutová přestávka v polovině pracovního dne vám umožní nejen se najíst, ale i přečíst si noviny nebo vyřídit menší pochůzky. Máte-li tu možnost, jděte na oběd mimo kancelář a sejděte se s přáteli.
– Třiďte papír. Shromažďujete-li na svém stole papírové dokumenty, věnujte se každému z nich pouze jednou. V případě, že dokument chcete archivovat, založte jej. Je-li určen ke skartaci, ukliďte jej na místo, kam dáváte papír k tomuto účelu.
– Nereagujte na všechny e-maily okamžitě. Maximálně se podívejte, zda se jedná o urgentní zprávu a pokračujte v rozdělaném úkolu. E-mailům se věnujte až po skončení úkolu. Pokud vás i letmé sledování pošty příliš odvádí od práce, vypněte ji a kontrolujte v pravidelných intervalech.
– Dejte si pauzu. Pracujete-li na náročném úkolu a nemůžete se hnout z místa, udělejte si přestávku. Chvíli se projděte, napijte se nebo pohovořte s kolegy.
– Přijďte dříve a odcházejte déle. Nejde o to být v práci o hodiny déle. Přijdete-li však o deset minut déle a stejně tak odejdete, může vás překvapit, jak zefektivníte svou činnost. Minimálně se vyhnete frontě u kávovaru.
– Vyjednejte si vlastní pracovní rozvrh. Je-li to možné, domluvte se s nadřízeným, abyste mohli přicházet a odcházet například o půl hodiny déle. Vyhnete se tak dopravní špičce a dorazíte odpočatější.
– Vyjednejte si možnost práce z domova. Zvládáte-li svou práci dobře v kanceláři, můžete být ještě lepší doma. Práce z domova však vyžaduje silnou disciplínu a organizační schopnosti.
– Zhodnoťte své systémy a procesy. Můžete své úkoly plnit efektivněji nebo je delegovat?